Grupo Alfa y la transformación digital de un programa formativo en tiempos de pandemia

Autores: Geovana Moura, Tatiane Paschoal, Yara Moura

También disponible en Mobi y Epub

Resumen

Este caso refleja los cambios realizados por el Grupo Alfa Consultoría para continuar con su propósito. La atención se centra en la acción de convocatoria C3PO, desarrollada por la compañía con el objetivo de crear una conexión entre los jóvenes y el mercado. Se discutirá de tal manera que un programa de formación intensivo se pueda adaptar a la dinámica del trabajo remoto. En el debate, el estudiante participará de los caminos que Aurora y su equipo crearán para estructurar este innovador programa ante un escenario cambiante.

Palabras clave: transformación digital; Adiestramiento; Pandemia; Gestión de personas.

Abstracto

Este estudio de caso nos invita a reflexionar sobre los impactos de la pandemia en las acciones formativas ofrecidas por Grupo Alfa Consultoría, que buscó adaptarse y buscar nuevas formas de continuar con su propósito. El caso se centra en la acción denominada C3PO, desarrollada por la compañía con el objetivo de crear una conexión entre los jóvenes y el mercado. Se discutirá cómo un programa de formación intensiva puede adaptarse a la dinámica del trabajo y la enseñanza a distancia. En el debate, el estudiante participará de los caminos que Aurora y su equipo aún deben crear para estructurar este innovador programa frente a un escenario cambiante.

Palabras clave : transformación digital; formación, pandemia; Gestión de Recursos Humanos.

Historia

Grupo Alfa es una empresa brasileña que opera en el mercado global de consultoría desde 2005. Actualmente, el Grupo Alfa está presente en 10 países de todo el mundo y, en Brasil, en 8 ciudades: Brasilia, São Paulo, João Pessoa, Belo Horizonte, Porto Alegre, Recife y Río de Janeiro. La consultoría tiene como objetivo contribuir al crecimiento sostenible de las organizaciones y brindar resultados efectivos, impactando positivamente a todos los involucrados, con un enfoque en la sociedad. El principal diferencial de la empresa es el desempeño no solo en consultoría de gestión, sino en frentes de mercado como: Analítica (inteligencia analítica), tecnología, innovación, procesos y organización, operaciones y Abastecimiento (cadena de suministro). Uno de sus propósitos es llevar la transformación continua y la innovación a sus clientes.

La empresa fue creada por estudiantes de ingeniería, administración, economía y producción de la Universidad de Brasilia que se conocieron en la asignatura de Gestión de Proyectos, dando así origen al deseo de generar disrupción en el mercado de emprendimiento, de forma práctica y deconstruida. Desde sus inicios, Grupo Alfa tuvo la intención de cerrar la brecha entre los estudiantes y el mercado.

Con 16 años de existencia, la organización ya ha realizado 1900 proyectos de consultoría para diversos sectores tanto en el sector público como en el privado, además de tener experiencia en diversas áreas de la industria como: educación, transporte y logística, retail, alimentos y bebidas, servicios financieros y seguros. Actualmente, Grupo Alfa ya ha impactado a 250 clientes con un equipo de más de 400 consultores.

En 2019, la empresa obtuvo el reconocimiento Excelente lugar para trabajar (Anexo 01). Más del 80% de sus empleados indicaron que era una excelente empresa para trabajar, lo que reveló un porcentaje muy superior al promedio del mercado latinoamericano. La gestión de personas era una prioridad para el Grupo.

Aurora, quien lleva 4 años trabajando en el equipo de recursos humanos de Grupo Alfa, colaboró como parte del equipo que estructuró un programa de capacitación de alto impacto, enfocado en jóvenes. Contribuyó a dos ediciones del programa. En este momento, fue invitada a hacerse cargo de la coordinación de este programa y está muy entusiasmada con el desafío. Para Aurora, C3PO fue una gran experiencia de aprendizaje y llegó en un momento muy difícil. Recuerda bien cuando surgió la idea: fue una época tumultuosa con tantas adaptaciones en el universo del trabajo, la familia, las rutinas de las personas, todas provocadas por la pandemia de Covid-19. Aurora recuerda las incertidumbres de esa época, un contexto en el que Grupo Alfa se motivó a compartir sus conocimientos con los jóvenes y organizar un programa de capacitación en línea a gran escala.

Como administradora, Aurora comenzó a pensar en los pasos que tendría que dar para hacer que este programa fuera cada vez mejor. Rápidamente, comenzó a plantear posibles nombres dentro de la empresa que quisieran trabajar en este frente, así como a definir los temas y delinear la planificación y organización de la iniciativa. Uno de sus desafíos fue construir un programa que fuera notable para los participantes y que pudiera fortalecer la Branding de la empresa a largo plazo.

El nacimiento de C3PO durante la pandemia

C3PO fue el primer gran evento de exhibición de la marca Grupo Alfa dentro del mercado de consultoría. El objetivo de la empresa con la iniciativa, creada poco antes de la pandemia, era conectar a estudiantes universitarios y recién graduados de diversas carreras con instituciones de todo Brasil, potenciando las oportunidades para Gestión de redes y estimular el contacto de los participantes con los especialistas del mercado.

Buscando llevar transformación y conocimiento a las personas que estaban estancadas en sus estudios, Grupo Alfa buscó ofrecer un programa completamente gratuito para todo el país. De esta forma, C3PO pretendía aportar más conocimientos y formación a estudiantes y jóvenes profesionales, además de proporcionar networking, una habilidad tan importante en el mercado actual. El programa combinó teoría, metodologías de consultoría y prácticas de mercado, exponiendo casos y situaciones de empresas reales. Los principales temas tratados a lo largo del programa fueron: transformación digital y nuevos modelos de gestión.

La edición piloto duró 5 semanas y se ofreció de mayo a junio de 2020, es decir, ya durante la pandemia. Los miembros de la consultora que colaboraron en la construcción del programa se dividieron en funciones. Cada grupo se encargó de una etapa del programa como inscripción, mentoría, ponente, gestión de casos. Con el apoyo de empresas asociadas y el networking, fue posible reunir un equipo de ponentes de referencia en el tema de la innovación. Para la composición de la primera edición, las candidatas pasaron por una selección que dio como resultado 350 participantes. Fueron divididos en 50 grupos de 7 personas cada uno, de los más diversos lugares de Brasil y tuvieron que resolver desafíos a lo largo del programa, haciendo un Alquitrán que abordaba los contenidos vistos en las clases y conferencias.

Durante el periodo de pandemia de la Covid-19, las empresas tuvieron que adaptarse al gran cambio global que se produjo como consecuencia de la necesidad de aislamiento social. Muchos migraron al trabajo remoto y necesitaron incorporar transformaciones en la forma en que gestionan sus equipos para el teletrabajo y llevan a cabo sus procesos de gestión de personas, según revelaron las noticias y los titulares de los medios de comunicación.

Ciertamente, la implementación de modalidades de trabajo flexibles, como el teletrabajo, requiere de intervenciones y adaptaciones hacia una gestión más autónoma y descentralizada, que permean la estructura organizacional, la disposición del trabajo, las prácticas de gestión y el comportamiento organizacional en sus diferentes niveles, generando un desafío para muchos directivos. Estos cambios evolutivos en las prácticas laborales y de gestión, posibilitados por los avances tecnológicos, promueven una mayor agilidad organizativa y satisfacen las nuevas expectativas y motivaciones de los profesionales económicamente activos. Sin embargo, una simple implementación de nuevas formas de organización del trabajo puede no lograr los resultados deseados cuando no se considera la cultura nacional, la cultura y la estructura organizacional y el conjunto habitual de prácticas de gestión.

En el ámbito educativo, las escuelas han pasado a ser consideradas un espacio de riesgo de transmisión del coronavirus, lo que ha llevado a numerosos países a adoptar acciones de emergencia de educación a distancia. Las encuestas sobre las respuestas de emergencia en el sector de la educación señalan desafíos asociados principalmente con las características de los estudiantes, como las condiciones socioeconómicas, el acceso a Internet y a los equipos, y la capacidad de las escuelas para adaptarse a las diferentes demandas y realidades de su público objetivo en todo el mundo. En cuanto al aprendizaje, la enseñanza a distancia ha impactado en la forma de aprender y compartir conocimientos.

C3PO, al ser un programa iniciado en medio del contexto de pandemia, enfrentó algunos obstáculos. Una de ellas fue la adaptación de todos, tanto los participantes del curso como los empleados de Alfa, al formato remoto de trabajo y enseñanza . La conciliación de la agenda de los empleados involucrados, 160 personas, también fue un reto al que se enfrentó la consultora para la mejor planificación y desarrollo del programa. Además, era la primera vez que Grupo Alfa ofrecía un programa de capacitación de esta naturaleza y magnitud.

Los números de C3PO fueron grandiosos: 900 inscritos, 350 aprobados y 160 empleados involucrados en su construcción. Además, la 1ª edición del programa contó con 200 mentorías e involucró a 150 instituciones y el 89,4% completó el programa propuesto.

Para apoyar a todos los participantes, los grupos contaron con mentorías proporcionadas por consultores de la empresa en las que se buscó extraer lo mejor del grupo para resolver los retos. Además, se creó un grupo en Telegram (aplicación de mensajería) para dar cualquier tipo de ayuda que cualquier miembro necesitara, generando así un contacto más cercano, aunque fuera completamente virtual.

El resultado del programa fue visto como positivo por la empresa, ya que más del 15% de los egresados del programa fueron contratados posteriormente en procesos de selección interna y hubo una amplia aceptación para una segunda edición del programa. Los participantes registraron algunas devoluciones:

"¡Clases muy ricas en contenido! ¡Conferencias con personas inspiradoras! Y, un grupo sensacional con gente fuera de la curva, que me enseñó mucho en poco tiempo. Logramos crear un vínculo de asociación y amistad que, sin duda, hizo que esta experiencia fuera increíble". (Aline, alumna de la primera edición del C3PO).

"¡Fue maravilloso! Enhorabuena a todos los miembros de la organización por todo el trabajo, por la energía puesta y por cada detalle. Le tengo una enorme gratitud. Simplemente increíble. Y ya estoy pendiente para saber cuándo será la próxima jajaja". (Lucas, alumno de la primera edición del C3PO).

C3PO.2: Un nuevo cartucho aún más grande

Con el éxito de la primera edición y la fuerte difusión del programa, la segunda edición tuvo lugar de agosto a octubre de 2020, con una duración de 9 semanas, y contó con más de 1.000 participantes.

En esta segunda edición, el foco estuvo puesto en la transformación digital y hubo dos modalidades de desafío: una involucró la solución para el caso de una de las empresas clientes (los miembros tuvieron acceso a entrevistas y momentos de reunión para hacer preguntas con los clientes); el otro consistió en el registro de equipos (empresa, empresa junior, atletismo) y, finalmente, el trabajo en la propuesta de solución a los problemas.

Al tener más del triple de participantes que en la edición anterior, la empresa buscó aplicar las buenas prácticas aprendidas durante la primera edición, haciendo networking para la construcción del cronograma y la formulación de toda la planificación del C3PO.2. Una de las buenas prácticas consistió en el control del apoyo a los participantes. Con la gran cantidad de participantes, se creó un robot de participación, que dirigía las preguntas a un miembro específico de la consultora, que estaba disponible para ayudar.

A pesar del éxito de ambas ediciones de C3PO, Aurora reunió al equipo para reflexionar y plantear las dificultades a las que se enfrentaban para que pudieran pensar en mejoras. En la reunión surgieron los siguientes puntos:

Conciliación del horario de los participantes: el horario del programa había previsto el final entre la mitad y el final del semestre académico, lo que llevó a un choque de horarios entre los eventos C3PO/C3PO.2 y las actividades curriculares y extracurriculares de las facultades, como exámenes, investigaciones, tareas, pasantías, etc. Como resultado, algunos participantes tuvieron que priorizar qué entregar al final del semestre.
Grupo de voluntarios para la construcción del C3PO: para la elaboración del programa, directivos, consultores, pasantes y analistas de Grupo Alfa se ofrecieron como voluntarios para ensuciarse las manos y poner en práctica los planes del programa de formación. Estos empleados valoran la oportunidad de participar, ya que existe un compromiso significativo y una cultura que transmite los conocimientos aprendidos. A pesar de esto, al involucrar a personas con diferentes agendas y cargos, la disponibilidad y rotación de miembros afecta significativamente el funcionamiento del equipo de organización del programa, generando sobrecarga para algunos miembros y la necesidad de una negociación constante.
Transmitir todo el conocimiento que tiene la consultora: C3PO trata de llegar al máximo número de estudiantes de las más variadas carreras universitarias. Por lo tanto, no todo el mundo tiene el mismo conjunto de conocimientos previos. El equipo acaba teniendo que filtrar el contenido ofrecido para que esté según lo previsto y sea completo y sugerente, transmitiendo así el conocimiento que tiene la empresa. Otra dificultad es la medición y evaluación de estos aprendizajes. Los estudios sobre la formación corporativa en el trabajo destacan la importancia de evaluar la reacción, el aprendizaje y el impacto de los participantes a nivel individual y organizacional. Para la evaluación del aprendizaje, las pruebas situacionales se pueden construir con ítems que requieran que los participantes pongan en práctica las habilidades técnicas adquiridas en la capacitación, que requiere análisis y resolución de problemas. Estas pruebas suelen ser diseñadas por los instructores de las formaciones en función de los objetivos instruccionales.
Expresa el Branding Actualmente, C3PO es la mayor apuesta de la compañía por salir al mercado con el fin de conectar con el talento joven. Dentro de todo este contexto, el equipo tiene que pensar en cómo transmitir su cultura y, más concretamente, sus valores a los participantes del programa formativo.
Presupuesto indefinido: el equipo de organización de C3PO no tiene conocimiento sobre cuánto del presupuesto se destina al desarrollo de la formación. Esto dificulta la toma de decisiones y los caminos que podría seguir el equipo.
Agenda de ponentes e imprevistos: aunque hay un coordinador y varias personas responsables de toda la organización del programa, existe la posibilidad de que los ponentes e invitados cancelen la invitación a última hora por imprevistos y motivos personales. A menudo, son personas invitadas por el propio CEO de la consultora. El equipo necesita hacer frente a estos imprevistos y mantener la calidad de lo planeado. Es evidente la necesidad de coordinación e integración de profesionales con diferentes perfiles, trayectorias y responsabilidades que trabajan fuera de la organización. Los estudios han demostrado que los acuerdos de trabajo flexibles, como el teletrabajo, dependen de cambios basados en cambios culturales y de comportamiento, lo que requiere que la organización invierta en la formación de nuevas habilidades gerenciales. Se deben establecer las necesidades clave del mercado en el que se inserta la organización, definir los objetivos de los equipos, acordar los planes de trabajo individuales y definir las prioridades.

Desafíos de la inclusión digital en un país continental: un tema a enfrentar

Las ediciones del programa trajeron una gran formación y aprendizaje para los estudiantes y profesionales durante la pandemia, así como para los profesionales involucrados. Con base en este hallazgo, Grupo Alfa tiene la intención de realizar más ediciones de C3PO, incluyendo a estudiantes que no cuentan con condiciones tecnológicas. Sin embargo, al ser un programa que involucra a todo el país, hay problemas con la logística y el envío de materiales y recursos.

Los materiales pudieron ser recolectados de los socios de la consultora, a través de la buena relación de Alfa con ellos. Aurora se dio cuenta, a partir de la experiencia de ediciones anteriores, que la provisión de internet (para los participantes que no tienen condiciones económicas o que viven lejos de las grandes ciudades) se convierte en un obstáculo. La consultora no cuenta con la estructura para ofrecer internet y hacer que la conexión llegue a todos los puntos, entrando en un tema estructural en el país. Para Aurora y su equipo, este es un problema externo, pero que limita en gran medida el impacto de su programa de capacitación.

Además, el tema del movimiento de estudiantes que vivían en la ciudad por sus estudios y que regresaron al interior por la pandemia, dificulta llegar a este otro público y una mayor inclusión social. A pesar del éxito del programa, aún quedan algunos puntos para hacer más accesible la propuesta y acercar formación y oportunidades a todos los estudiantes y profesionales del país.

Ahora, Aurora y su equipo se enfrentan a una reflexión sobre cómo serán los próximos pasos de C3PO y tú has sido contratado para formar parte de este equipo, que buscará hacer crecer el programa de formación, buscando solidificarse en los próximos años.

Preguntas de discusión

Pensando en el trabajo del equipo que planifica, coordina y ejecuta el C3PO, ¿qué prácticas de gestión podrían ayudar a superar los desafíos generados por el trabajo remoto y la heterogeneidad de sus miembros?
Sugerir cómo Aurora podría monitorear y evaluar el aprendizaje y el impacto del programa de desarrollo de capacidades de C3PO.
¿Cómo podría C3PO fomentar la inclusión digital y social de estudiantes universitarios en diferentes partes de Brasil interesados en participar en el programa?
¿Cómo puede un programa de formación como C3PO impactar en la Branding de la marca del Grupo Alfa?
Como parte del equipo de Aurora, trazar un esquema de las mejoras a implementar en la 3ª edición del programa.

Referencias

Xiao, C., & Li, Y. (2020). Análisis sobre la influencia de la epidemia en la educación en China. En, en V. Das, & N. Khan (Eds.), Covid-19 y preocupaciones centradas en los estudiantes: amenazas y posibilidades.

Archivo adjunto

Sobre los autores

Geovana Moura es estudiante de Administración en la Universidad de Brasilia. Miembro del equipo de ADM Casoteca. Ex miembro de AD&M Consultoría. Correo electrónico: geovanamouradesouza@gmail.com
Tatiane Paschoal es profesor del Departamento de Administración de la Universidad de Brasilia. Psicóloga, doctora en Psicología Organizacional. Imparte asignaturas relacionadas con la Dirección de Personas. Correo electrónico: paschoal@unb.br
Yara M. Lima es estudiante de Administración en la Universidad de Brasilia. Miembro del equipo de ADM Casoteca. Correo electrónico: mouralimayara@gmail.com

Se trata de una obra de ficción, cualquier parecido con nombres, personas, hechos o situaciones de la vida real habrá sido pura coincidencia. Este texto está destinado exclusivamente para el estudio y la discusión académica, y su uso o reproducción en cualquier otra forma está prohibido. La infracción de los derechos de autor someterá al infractor a las sanciones de la Ley Nº 9.610/1998.